远程办公如何更高效?在线协同有的技巧,下面总结出一些远程协作的技巧,让远程办公沟通起来也如面对面交流一样。
第一、形成团队意识
在工作期间开会时间,提交策划的时间,提前做好沟通,及时完成任务。不耽误彼此的时间。
第二、沟通要具体
比如在每次会议结束后,可以将会议总结内容写在石墨文档中,标注好各个事项的截止日期,方便及时跟踪进度。这样也能保证每个人对会议内容及要求都理解到位。
第三、务必准时
准时的开始,准时的结束。在团队中,遵守一定的准则是对自己及他人的负责。同时,也能使主会者把握好会议节奏,确保会议高效率。
第四、让员工参与更多
可以将部分的管理职责分给他人。比如主持会议、分享资料或知识,担任辅导员等,有助于形成团队的责任感及荣誉感。
第五、懂得庆祝
在完成任务或取得成绩后,发个大红包或及小礼物,或是会上进行表扬等等,胜利的仪式感更能凝结大家的团队意识。
第六、提前共享议程及资料
在开会前,告诉所有人会议的议程,有资料的时候提前发送给大家。参会者可以提前做好准备,保证会议上大家都能发表建议,会议会更高效。
第七、提前澄清限制条件
对于有限制条件的议题需要提前向对方表明清楚,否则会是在做无用功。比如预算上限、截止时间、配备人手。
第八、限定议题时间
特别是有多个议题的时候,限定每个议题的时间,是保证会议节奏的重要方法。
第九、切勿垄断发言机会
会议时群策群力的场合,并不是个人的演讲舞台。最好是将更多的时间留给他人。
第十、在困惑时应及时地表达出来
会议内容其实与个人的业绩有很大的关系,对于不清楚的部分,一定要及时弄清楚,否则在做任务容易南辕北辙。可以使用“不好意思,刚刚那个我不太明白、我好像没跟上,那个是什么意思、抱歉耽误大家的时间,请问什么究竟是指什么”等委婉的方式。
第十一、建立共同的语言体系
共同的语言体系可以帮助团队提升沟通效率,比如大家到位时,在群里发“1”,同意一个意见时发同意。
第十二、一对一沟通很有必要
对于重点工作内容,即使是在会议上已经做好分配,但是也有必要进行“私聊”,这样有助于双方了解清楚困难点,及时找到解决方案;还能够增加信心,比如互相支持会更有动力,让彼此指导双方是在共同努力会有利于完成任务。